Как выбрать поставщиков и не попасть в зависимость: советы по контрактам и логистике

Определи ключевые категории поставок

Для начала — разложи все товары и ингредиенты на группы:

• стратегически важные (зёрна, молоко, мука, мясо);
• расходники (стаканы, салфетки, крышки);
• дополнительное (сиропы, специи, десерты);
• техника и обслуживание (поставщики сервисов и оборудования).

Это поможет понять, где тебе нужны надёжные партнёры, а где возможна гибкость.

Главный принцип: минимум «один источник — один товар»

Серьёзная ошибка — строить всю систему на одном поставщике, без альтернатив:

• уехал на каникулы — ты без молока;
• повысил цену — тебе не с кем торговаться;
• задержал логистику — срыв поставки.

Совет: всегда имей минимум два контакта по каждой ключевой позиции. Даже если один из них «в резерве».

Как выбирать поставщика: не только цена и ассортимент

1. Стабильность логистики. Спрашивай про среднее время доставки, регулярность, возможные сдвиги.
2. Прозрачность условий. Всегда подписывай договор, даже если поставщик — «проверенный дядя Саша».
3. Гибкость. Возможность замены товара, дозавоза, срочной поставки.
4. Реакция в экстренных ситуациях. Кто виноват при задержке? Что делать, если зёрна не того сорта?
5. Доступность на связи. Менеджер, который отвечает по рабочим каналам в течение часа, — золотой актив.

Пример: одна пекарня в Минске отказалась от поставщика муки, потому что менеджер не выходил на связь по два дня. Смена поставщика снизила стресс и повысила предсказуемость.

Контракт: не формальность, а страховка

Ключевые пункты договора:

• сроки и периодичность поставок;
• штрафы или последствия при срыве сроков;
• порядок возврата некачественного товара;
• условия изменения цен;
• порядок расторжения договора.

Ошибка: не прописывать в договоре «что делать, если…». Лучше пусть контракт кажется избыточным, чем потом судиться из-за устных обещаний.

Логистика: скорость — это не всё

Думай не только о «как быстро привезут», но и о:

• температурных режимах (для молока, десертов);
• формате хранения (паллеты, стеллажи, сроки годности);
• частоте поставок (реже — дешевле, чаще — свежее).

Факт: некоторые кофейни используют схему «сборный заказ раз в 2 недели + экстренная поставка от локального поставщика», чтобы балансировать между экономией и гибкостью.

Резюме: поставщик — это партнёр, а не просто поставка

Чтобы твой бизнес был устойчивым, выстраивай отношения с поставщиками так, как с командой: с уважением, рамками, ожиданиями и запасным планом. Ты не должен зависеть от одного звонка или одной фуры.